云服务模式开创档案利用新局面
 

——浦东新区档案馆2017年上半年档案利用分析报告

2017年上半年,浦东新区档案馆不断完善档案利用便利服务体系,持续加强窗口建设、改进工作作风,为新区各项事业发展和市民生活提供了优质高效的档案利用服务。

一、上半年档案利用基本情况

上半年,浦东新区档案馆档案接待利用主要数据如表所示。

工作内容

接待人次

利用卷数

复印页数

图纸打印

局馆窗口

窗口现场接待

21243

18171

76285

5256

平日接待量

20057

17487

72308

5244

周六接待量

1186

684

3977

-

其中

跨馆查询

1282

641

2737

-

网上预约、就近取件

499

209

1045

-

规划、大批量查档

70

1772

6884

 

其他

社区利用

5953

5953

18180

-

自助查档

1700

692

3460

-

接待电话咨询、查档

2587

-

-

-

档案利用总量

31483

27003

97925

5256

二、上半年档案利用情况分析

2017年上半年,浦东新区档案接待利用总量同比下降一成,特别是局馆窗口现场接待量下降趋势较为明显,而通过各类远程服务手段利用量持续增长,显著分流了局馆窗口接待量。档案利用内容上,民生档案仍然占据主体地位,而涉及项目建设工程方面的档案利用占比不断提高。总体而言,呈现出以下特点。

1、社区利用持续快速增长,初具规模效应

民生档案进社区服务机制推出以来,每年在社区完成民生档案利用的人次都呈现大幅增长,去年全年利用量接近突破1万人次,今年上半年,在利用人次继续高位运行的同时,社区民生档案利用量持续快速增长,同比增幅达到44%。去年以来,民生档案查阅利用事项纳入社区事务受理服务中心标准化建设,查阅档案在社区一站式业务办理中发挥作用越来越显著,受到了群众欢迎。同时,浦东新区档案馆通过培训回访、现场指导、档案馆日宣讲进社区等系列活动,不断加强宣传引导,新区46家社区事务受理服务中心民生档案利用受理业务数量和质量不断提高。

2、民生档案利用仍占主体,建设工程类档案利用持续增长

上半年,在局馆三个接待窗口进行婚姻登记档案、房产权证档案、社员建房档案、独生子女档案等四类档案的利用量占总利用量比重超过65%;在社区窗口利用中,婚姻登记档案、社员建房档案、独生子女档案三类档案的利用占绝大多数,可以看出,民生档案的利用仍是主体。今年档案利用变化较为显著的是,受房地产调控政策持续深入影响,以及房地产交易中心有关查阅利用手续的调整,房产权证档案的利用人次、卷次同比大幅下降,同比降幅超过六成。

竣工档案的利用保持了近年来的增长态势,上半年占总利用量超过7%,若再涵盖规划、土地等相关类别的档案,则占比超过12%,总利用人次同比增长14%,图纸利用量也相应增加,特别是惠南馆图纸利用量同比增长超过50%,这也表明惠南馆服务涵盖的南片地区,特别是临港地区城市建设活力非常强劲。

3、移动终端利用紧跟潮流,形式新颖、增长迅速

去年以来,浦东新区档案馆不断改进信息化服务手段、优化民生档案就近取件服务措施,推出了网上预约、微信查档、市民云APP查档等手段,积极顺应移动互联网时代的需求。这项服务从刚开始推出时的几乎无人知晓,到今年上半年开始呈现几何级增长,尽管目前总利用量还只有数百人次,但与民生档案进社区初期发展类似,只要是顺应新的时代需求、提供更为便捷的服务,再不断加强推广宣传,这项服务势必将继续保持强劲增长。

4、区域利用格局悄然改变

近年来,浦东新区档案馆三个现场接待窗口受理量呈现的基本格局是,迎春点本馆占五到六成,惠南馆窗口三成左右,川沙馆一成。今年上半年,这种格局已经发生了明显变化,惠南馆窗口现场接待人次已经基本与迎春点本馆窗口持平。主要原因:一是迎春点本馆窗口接待查阅房产权证的人次大幅减少,二是社区利用人次大幅增加,分流了本馆窗口利用量。

5、档案利用目的更加多元化

往年,查阅档案的办事目的中,房屋交易一枝独秀,占比高达两三成,今年上半年,虽然仍以15%的占比位居首位,但只比第二位高出不到两个百分点,而且下降趋势十分明显。各项办事目的中,申报(迁)户口、领取独生子女补贴、补办结婚证、工作参考、办理产证、房屋析产、房屋动迁等事项占比较为平均,呈现出多元化的局面。

三、上半年档案利用服务质量分析

1、“定制式”服务提高工作效率、挖掘档案价值

上半年,合庆、唐镇两地根据有关要求,开展覆盖全镇的土地核查,需要查阅两镇历年来所有的社员建房档案。经核查,这些档案所涉及的时间跨度长,行政区域变动多,档案利用量非常大,需要调阅几百卷、高达几十G的数据量,档案利用难度非常大。为有效解决这一问题,助力两镇的土地核查工作,新区档案馆与相关镇政府和有关单位积极协商,制定了一套专门用于此事项的档案利用流程,节省了大量的人力和时间,既有力的协助两镇完成了专项工作,又依照了规范的档案利用流程,大大提高了工作效率,受到相关单位的高度赞赏。

在为某高校硕士研究生小刘提供有关“赤脚医生”档案资料查阅的过程中,由于档案利用量大,档案馆指定专人负责接待此项利用工作,由于此次档案利用所需时间长,档案馆给他量身定制了档案查阅的时间和方式,为他提供了最大的方便。1968年,“赤脚医生”这一农村社员对“半农半医”卫生员的亲切称呼从川沙江镇走向全国,但后来学术界对此鲜有关注,通过这次较为全面系统的档案查阅,小刘同学对原川沙江镇的农村合作医疗制度与赤脚医生有了比较全面的了解,获取了丰富的第一手史料,对他的毕业论文提供了极大帮助。这也是浦东新区档案馆积极挖掘馆藏档案资源,鼓励利用各类馆藏档案开展学术研究和文化宣传、为档案存史留凭、传承文化提供有力的保障的具体体现。

2、扩大信息共享范围,信息跑路更多、群众跑腿更少

近年来,浦东档案馆与新区多家单位建立了档案信息共享机制,极大方便了群众办事。今年4月,又与上海市浦东公证处签订了民生档案远程利用授权委托书,浦东公证处远程利用民生档案通道正式开通。今后办理公证的市民可委托公证处直接查阅相关当事人的民生档案信息,省去在公证处和档案馆之间的往返奔波;同时,公证人员在办理相关业务时,可通过远程档案利用通道进行调查取证,大大简化办事手续,提高公证办理效率。“互联网+”时代浦东新区档案信息远程利用服务的惠及面进一步扩大,信息跑路将更多、群众跑腿将更少,将进一步提升人民群众对档案服务的获得感。

3、不断创新、完善档案便民服务体系

新形势下,档案利用服务及档案信息化建设呈现出新的趋势,浦东新区档案馆着眼未来,对各类档案利用服务模式进行梳理总结,对新形势下档案利用服务内容和方式的需求进行分析,启动了国家档案局立项的《档案利用云服务模式研究》课题研究,积极探索建设具灵活度高、扩展性强的档案利用云服务平台、创建适应于云服务平台的档案利用服务新模式的路径,以期未来更好开展基于云服务平台开展档案利用服务,更好更快服务大局、服务社会、服务民生。

(浦东新区档案局 丁红勇)

2017-07-21
 
 
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